Chy's Page: Pembuatan Database menggunakan Microsoft Access 2003

Pengertian Database
Database adalah kumpulan informasi yang di simpan di dalam komputer secara sistemaik sehingga dapat di periksa menggunakan suatu program komputer untuk memperoleh informasi dari basis data tersebut.
Sederhananya, Databse adalah tempat penyimpanan. Database mempunyai beberapa jenis , yang membedakan dari masing – masing jenis adalah kapasitas penyimpanannya.
Interprise adalah alat menyimpan data dalam database.

Kelebihan Database :
-Lebih efektif dan efisien dalam penyimpanan data dalam jumlah yang banyak
-Keamanan data terjamin
-Proses pencarian yang mudah

Kelemahan Database
-Semua data harus di buat secara sistematis dan terperinci jenis file / table-nya

Hirarki Database

Database dapat di umpakan sebuah Pohon. Database sebagai batangnya, File/Table sebagai dahan, Field sebagai rantingnya dan Record daunnya.
Batang mempunyai Beberapa dahan, setiap dahan pasti punya ranting, dan setiap ranting mempunyai banyak dedaunan. Seperti halnya database, dalam sebuah penyimpanan hanya ada 1 database, database pasti memiliki satu/lebih file/table, tiap file/table terdapat beberapa field dan di dalam field pasti memiliki record.

Database -> File/table -> Field -> Record

-File/ Table : memiliki elemen – elemen data yang disimpan dalam salah satu format organisasi file database.
-Field : tempat data atau informasi dalam kelompok dengan jenis yang sama.
-Record : Kumpulan field yang tersimpan dalam bentuk baris di dalam table.

Agar lebih mudah, berikut contoh pembuatan database dengan menggunakan Microsoft Access 2003.

1. Jalankan aplikasi Microsoft Access. Klik Blank database untuk membuat sebuah database baru.

2. Maka akan keluar perintah untuk memberi nama database ini, dalam contoh ini saya membuat database Kemahasiswaan, ketik Kemahasiswaan di File Name lalu klik Create. Seperti gambar di bawah ini

3. Untuk membuat File atau biasa disebut Table di dalam Mic.Access, pilih Create Table in Design View lalu klik Design. (seperti gambar di bawah)

4. Akan keluar table dibawah ini, ini yang dinamakan File/Table yang didalamnya terdapat kolom Field Name, Data type dan Description. Karena saya ingin membuat Tabel Mahasiswa, maka saya mengisi Field Name yang berhubungan dengan data mahasiswa, seperti : Nama, TTL, Alamat, Jurusan, Fakultas. Tentukan Data type dan size-nya.

Ini sedikit penjelasan tentang Data Type (Tipe data)
Data Type/ Tipe data : bagian terpenting karna tipe data mempengaruhi setiap intruksi yang akan dilaksanakan oleh computer. Pemilihan Tipe Data yang tepat akan membuat proses operasi data menjadi lebih efisien dan efektif.
•Text, dapat menerima huruf, angka, tanda baca, dan spasi. Sebuah field yang berisi data teks ini dapat menampung 255 karakter, atau sebanyak yang kita inginkan yaitu dengan menentukan besarnya karakter data dengan mengatur properti Field size-nya.
•Memo, dapat menerima teks apa saja sebagai suatu keterangan atau catatan. Data ini dapat menampung 65.535 karakter.
•Number, berisi data bilangan yang digunakan untuk perhitungan matematis. Lebar kapasitas data ini bergantung pada properti fieldSize.
•Currency, berisi data bilangan yang digunakan dalam perhitungan matematis terutama untuk perhitungan yang berkaitan dengan uang termasuk data-data dengan 1 s/d 4 angka di belakang tanda desimal, besar nilainya tepatnya adalah -922.337.203.685.477.5808 s/d 922.337.203.685.477.5807.
•Yes/No, berisi nilai yes atau no, atau field yang hanya memiliki dua kemungkinan nilai (yes/no, on/off atau true/false).
•Auto number, berisi bilangan yang berurutan atau bilangan acak yang unik dimana secara otomatis diberikan oleh Microsoft Access saat record baru ditambahkan ke dalam tabel. Jenis data auto number ini memiliki sifat tidak dapat diubah-ubah nilainya oleh user.
•Date/Time, hanya dapat menerima tanggal/waktu, dan nilai datanya dari tahun 100 sampai dengan 9999.

Setelah selesai menentukan data type-nya. Klik simbol X (Close) seperti yang di tandai di gambar.
Lalu keluar perintah untuk menamai tabel ini, didalam contoh ini saya memberi nama Mahasiswa. Lalu OK.